不同收發電郵的軟件

上文提及,目前大多數用戶都會使用一些郵件下載軟件 (Outlook, Outlook Express) 把郵件下載到電腦並在此收發電郵。以下便介紹不同的軟件以供參考:

Outlook
Outlook 是微軟公司出品的 Office 套裝的其一軟件,是 Outlook Express 的加強版。 Outlook 包括了個人資訊管理程式(記事本)和電子郵件通信軟件。

Outlook 主要的功能:

  1. 管理個人資訊,如設定約會、記錄日記、設置通訊錄等。
  2. 管理公用資訊,如接受任務和向他人分配任務、共用通用文件夾的小組資訊、設置會議等。
  3. 具有” Windows 資源管理器”的功能,可以直接打開伺服器上的所有文檔。
  4. 具有強大的網路通信功能,可以支援 Internet Mail、Microsoft Mail、Microsoft Fax、Exchange Server 等。

Outlook Express

Outlook Express ,簡稱 OE ,是微軟公司出品的一款電子郵件軟件。 Office 軟件內的 Outlook 與 Outlook Express 是兩個完全不同的軟件,雖然同有收發 email 功能,但他們之間並不互通。他們之間如此相似的名字使得很多人以為 Outlook Express 是 Outlook 軟件的”精簡版”。不過 Outlook Express 並不像 Outlook 那樣可以和 Microsoft Exchange Server 相互搭配而有群組軟體的功能。

Outlook Express 的優點:由於它只專注於收發電郵,在易用性及穩定性上都較 Outlook 好。而且它在中文系統中是到目前為止支援中文新聞組服務最好的軟件之一。除此之外, Outlook Express 簡單易學,而且有多國語言的版本,即使不熟悉電腦程式也能較快學習使用。

其實在 Outlook 或 Outlook Express 普及前,最多人用的電郵軟件是 Netscape Communicator ,時至今日,仍有一定的支持者。於1997年,網景公司 (Netscape) 把郵件軟件、新聞群組軟件、線上會議軟件、資料收訊軟件等各軟件總和起來,改稱為 Netscape Communicator ,是當時受歡迎的電郵軟件,亦是日後 Outlook 設計時的參考對象。可是在數年後, Windows 的 Office 以套裝形式,一次過有齊 Word, Excel, IE 及 Outlook,大大影響到當時 Netscape Communicator 的市場佔有率。

無論用那種電郵軟件,使用者都要養成以下的良好習慣,以減少可能發生的技術問題:

  1. 不要將所有的郵件於在同一個文件夾內,應分設於多個文件夾。如果在同一個文件夾(包括子文件夾)裏的郵件多於1G,那麼電郵系統的運作就會受到影響,大大減慢運行速度。
  2. 將已經刪除的郵件做永久性刪除。一般人以為清空了垃圾箱便等如永久刪除,但原來在 Outlook 或 Outlook Express 這些”已刪除郵件”仍會佔據著 Outlook 的記憶體空間,同樣也會影響到 Outlook 的運行速度。在 Outlook 和 Outlook Express 中,有如下的設置可減輕這個問題:”工具” -> “選項” -> “其他” -> “自動封存” 根據自己的情況來設置。

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雖然 Outlook 或 Outlook Express 易學易用,但亦只限於已做好預設的電腦才可運作,當你身處 Cafe,網吧或外遊時,若無私人電腦在齊旁,有提供 Webmail (網上電郵)的電郵戶口便大派用場。